As a federal concession, with operations in three federal states and interference in 107 municipalities, MRS has a relevant concern regarding the implementation and compliance with anti-corruption practices. To this end, it has maintained the Integrity Program since 2017, which includes policies of conduct and anti-corruption standards to be adhered to by all employees in their daily practices and in relationships with stakeholders, both internal and external.
The Program includes the following codes, policies and Guidebook:
In the Internal Audit work on the risk-based Annual Plan, no significant probability of corruption risks was identified. In 2019, the General Legal Management applied a questionnaire about corruption-related risks for the areas with the highest exposure to contact with government agencies. The result indicated that although substantial impacts are possible if corruption cases involving MRS and public agencies occur, the probability that they will actually occur is low.
The Company understands that issues related to Ethics and Security are extremely relevant. In a continuous search for the best market practices, MRS frequently performs benchmarking actions. One of the main ones is a discussion group on Audit and Compliance topics led by Vale, with its main investees (MRS, MRN, Samarco and VLi). Communication campaigns are planned for employees in 2021 with a focus on Ethics and attitudes desirable by the Company.
At MRS, 100% of the members of the Statutory Board were trained in the fight against corruption under the Ethics and Integrity Program. At the Program launching, in 2017, on-site training for managers was carried out, with the attendance of 78% of the target audience. In 2018, training was also focused on managers, including Executive Officers. In 2019, the MRS Leadership Program training was carried out, aimed to train future managers, with 100% attendance.
All new hires are trained on the Ethics and Integrity Program on the onboarding day. In addition, MRS provides through the MRS Academy an online training course on the theme, which is a prerequisite for participation in all other courses. Of the 5,851 Company’s employees, 86% have already undergone this training. Learn more on MRS Academy and the training available in Employees.
MRS follows its own methodology in the work of Internal Audit, Corporate Risk Management, Continuous Audit and Reporting of Complaints. The corruption-related risk is considered and is included in the Company’s Risk Dictionary as “Risk of Unethical Conduct/Fraud”.
MRS Internal Auditing practice is certified with QA (Quality Assurance) by IIA (Institute of Internal Auditors). All activities not related to traditional auditing (continuous auditing, reporting channel and corporate risks) undergo external inspection every two years. For 2021, the budget for the external assessment has already been approved. As a means of measurement, the status of the assessments is submitted on a qurterly basis to the Sustainability Committee and the Board of Directors.
In 2020, 14 works were carried out in distinct MRS processes, selected by priority of risks, in addition to two recurring works of Continuous Audit and analysis of 146 complaints regarding ethical deviations, complaints and non-compliance, raising no points in relation to this specific risk.
MRS was not notified of fines for non-compliance with laws and/or regulations in the social and economic area during 2020.
The Audit Hot Line is a communication channel of MRS, through which questions and complaints are received, working as a control mechanism for risks to which the Company is exposed, and for addressing unethical or illegal conduct that may occur.
Complaints can be submitted anonymously, through telephone, internet and intranet, and confidentiality is guaranteed by internal policy as a way of protecting and trusting the channel. The channel is managed by the General Board of Internal Audit for Risk Management.
All complaints are investigated and, if applicable, the measures contained in the Code of Ethics and Conduct and in the MRS Disciplinary Regulation are taken. In cases where the General Board of Internal Audit and Risk Management understands the need to report to the Ethics Committee, an extraordinary call is made and the case is analyzed.
On a quarterly basis, the General Board of Internal Audit of Risk Management reports on all complaints received to the Ethics Committee and to MRS Board of Directors. In 2020, 170 complaints related to the channel were received, which, together with 44 opened in 2019 and addressed in 2020, amounted to 214 complaints for solution in 2020. Of this total, 73 were related to ethical deviations and 141 to complaints or non-compliance. Of the complaints related to ethical deviations, 28 were considered valid, generating 22 dismissals, 5 suspensions, 11 warnings and 1 feedback/coaching. Among the complaints and non-compliances, 42 were considered valid, resulting in 42 corrections of processes.
Audit Hot Line
E-mail: linhadireta@mrs.com.br
Website: www.mrs.com.br/linhadiretacomauditoria
Phone: 0800-725-399925
Guilherme Mello
Diretor-Presidente
O ano de 2020 foi especialmente desafiador. A pandemia do novo coronavírus exigiu da empresa e de seus colaboradores mais esforços para que a operação da MRS pudesse ser mantida, ao passo que medidas como rígidos protocolos sanitários garantiram a segurança para que as equipes exercessem suas atividades. Cumprimos nosso papel de empresa categorizada como serviço essencial, mantendo as operações em ritmo acelerado e entregando um serviço logístico de alta qualidade para clientes e parceiros, sem descuidarmos da saúde dos nossos colaboradores e colaboradoras e, por consequência, dos membros das comunidades nas quais estamos inseridos.
As ações voltadas à prevenção do contágio das equipes pelo novo coronavírus incluíram desde um grupo de ações que abrangeu a disseminação de informações qualificadas sobre o autocuidado até a disponibilização de EPIs específicos. No relacionamento com a sociedade, a MRS manteve uma postura protagonista e entendeu que seu papel, como uma grande empresa presente em mais de 100 municípios nos estados de Minas Gerais, Rio de Janeiro e São Paulo, era o de apoiar as comunidades mais afetadas pela pandemia e que vivem próximas à linha férrea, com a distribuição de kits com produtos de higiene pessoal e cestas básicas, além do apoio a iniciativas da Fiocruz no desenvolvimento de testes rápidos para diagnóstico da Covid-19. Os recursos investidos nessas e em outras ações superaram os R$ 11 milhões.
Os resultados gerais da companhia indicam que a estratégia foi bem sucedida. A empresa transportou 159,8 milhões de toneladas, um resultado 8,8% superior ao de 2019. O transporte de minério de ferro, commodity que teve forte valorização ao longo do ano, é a principal razão para este crescimento.
O transporte foi positivamente beneficiado por um projeto que está ligado ao DNA inovador da MRS: a operação do Trem Não Tripulado (TNT). A iniciativa foi inteiramente desenvolvida por profissionais da MRS e atende a uma série de exigências de segurança para o trânsito de composições férreas na Zona de Auto Salvamento (ZAS), na região de Brumadinho, locais onde nossos trens não podem trafegar com maquinistas. Nos orgulhamos de ter diversas outras iniciativas inovadoras desenvolvidas em 2020. No ano, assinamos também um contrato relevante para transporte de celulose entre Pederneiras e o Porto de Santos e foi iniciada a obra do terminal multimodal, que viabilizará essa operação.
A MRS segue com o compromisso relacionado às suas práticas de ESG (Environmental, Social and Governance) e, para tanto, definimos com o apoio de uma consultoria os focos estratégicos para os próximos dois anos (2021-2022). Temos 62 ações previstas em governança, estratégia, gestão de riscos e transparência, e algumas começaram a ser implementadas já em 2020, como a revisão e melhoria das nossas práticas de Governança Corporativa, que nos trouxe um ganho em aderência com os novos padrões. Estendemos o compromisso de metas com a sustentabilidade também para nossos fornecedores e nos comprometemos a analisar criteriosamente cada um dos quase dois mil prestadores de serviços que trabalham conosco. Além disso, pelo segundo ano consecutivo, apresentamos nossos principais indicadores por meio de um Relatório de Sustentabilidade construído de acordo com as diretrizes GRI (Global Reporting Initiative).
Na análise de alguns temas bem específicos e também relacionados à gestão sustentável do negócio, podemos destacar a melhora no indicador de eficiência energética, medido pelo consumo de combustível das composições: houve redução de 0,7%, um ganho de eficiência mesmo considerando o aumento do volume. Ou seja, transportamos mais utilizando menos diesel. Esse indicador é aferido pela medição da quantidade de litros consumidos no transporte de 1.000 toneladas brutas reais por um quilômetro.
Em 2020, a MRS investiu aproximadamente R$ 12 milhões em recursos para controle, projetos e melhorias ambientais. Entre as ações desenvolvidas destacam-se o tratamento de efluente para uso industrial ou de lavagem de pátio, em alguns sites de manutenção e operação da ferrovia; o plantio de 13 mil mudas nativas do bioma da Mata Atlântica em parque municipal de Juiz de Fora (MG), em uma área plantada equivalente a 7 campos de futebol; e a destinação de quase 20% dos nossos resíduos sólidos para reciclagem ou reaproveitamento. Também foi o ano em que fizemos nosso primeiro inventário de emissões utilizando o GHG Protocol, o que demonstra nossa preocupação em contribuir para minimizar as mudanças climáticas, por meio do levantamento e monitoramento dos dados, e nosso compromisso com a implementação de ações para redução da emissão de gases de efeito estufa.
Como mencionado anteriormente, 2020 não foi um ano convencional. Ele trouxe complexidades novas e nunca vividas. A certeza de que estamos no caminho certo e de que adotamos as medidas corretas está traduzida nos resultados da pesquisa de clima, feita com os colaboradores ao final do ano. O quesito “Favorabilidade de Clima”, que mede o nível de satisfação geral dos profissionais, registrou um crescimento de quase 5 pontos percentuais ante o patamar de 2019, chegando a 87,6%. O resultado aponta um elevado nível de satisfação, e isso demonstra que os esforços para manter as equipes em atividade, garantindo a segurança de todos, contribuíram para o excelente resultado.
A mesma pesquisa de clima incluiu, pela primeira vez, perguntas sobre como os colaboradores percebem as atitudes da Companhia em relação a temas como assédio, diversidade e inclusão, já sinalizando quais serão algumas das prioridades a serem trabalhadas futuramente na gestão de pessoas. Estamos com programas e ações para debate e fortalecimento da diversidade na ferrovia. O objetivo de uma das ações, por exemplo, é aumentar a participação feminina na MRS, que já vem crescendo ao longo dos últimos anos.
O ano de 2020 foi de muitas conquistas. Aferimos um bom resultado, apesar das inúmeras variáveis que estavam postas. Esses resultados só foram possíveis em função da dedicação e esforço do time MRS, uma equipe formada por profissionais de muita qualidade e comprometimento não só com a empresa, mas também com melhorias contínuas.
Ainda viveremos desafios complexos em 2021, com a continuidade da pandemia e a execução de diversos projetos, como a ampliação das iniciativas voltadas à inovação, a migração dos sistemas e processos da Companhia para uma plataforma única e a expectativa de conclusão do processo de renovação antecipada da concessão da MRS. Certamente, nosso time está pronto para entregar soluções logísticas que beneficiem importantes setores da economia brasileira e tragam desenvolvimento tanto para o setor ferroviário, quanto para o país.
Temos ciência do nosso papel relevante para a sociedade e sabemos o que fazer para contribuirmos ainda mais. Continuaremos progredindo sempre. Acompanhem a evolução de 2020 no relatório a seguir.
Boa leitura!
