Fornecedores

GRI 102-9, 103-1, 103-2, 103-3, 308-1, 414-1

A MRS possui ampla gama de fornecedores, contratados para a atividade fim da companhia (malha ferroviária e material rodante) e outros necessários ao pleno funcionamento da empresa. Isso gera uma alta diversidade de escopos e empresas contratadas, nos mais diversos setores: manutenção de locomotivas e vagões, equipamentos de via permanente, obras civis, segurança, conservação predial, entre outros. Além da variedade de setores, nossos fornecedores possuem diferentes portes, desde autônomos a grandes grupos internacionais de capital aberto.

A pluralidade de fornecedores com que a MRS se relaciona, em relação a porte e segmento, traz um grande desafio para a companhia, que se compromete a contratar apenas empresas idôneas e ilibadas para compor a cadeia de fornecimento. A preocupação com as boas práticas de compliance, transparência, tratamento igualitário e segurança do trabalho aplicadas pela MRS em sua conduta estendem-se também para os fornecedores, com os quais a empresa gastou R$ 1,8 bilhão em 2020.

Gastos com fornecedores

A MRS entende que o envolvimento de fornecedores no descumprimento de práticas trabalhistas, discriminação, mão de obra escrava ou infantil, entre outros, têm impacto direto em sua imagem e na sustentabilidade do negócio. Assim, as quase 2 mil empresas e prestadores de serviços que compõem a cadeia de abastecimento da companhia passam pela política de Gestão e Cadastro de Fornecedores, com rigorosos critérios internos de escolha, alinhados às legislações nacional e internacional de prática de compras, que incluem, a depender do tipo de fornecimento e do valor do contrato, avaliações econômico-financeiras, de segurança do trabalho e de riscos socioambientais. Há também uma verificação prévia de todos os fornecedores se estão ou já estiveram envolvidos em alguma forma de trabalho alusória à escravidão. Apesar de não haver uma seleção direta com base em critérios sociais, esses indicadores também são considerados no processo. As informações são revistas com frequência, a cada aditivo contratual ou anualmente.

O processo de avaliação de cada fornecedor inclui um checklist cadastral com critérios a serem atendidos de acordo com a faixa de valor do contrato e que inclui, entre outros itens, análise da saúde financeira e de inadimplência, consulta ao Serasa, checagem das certidões negativas de débito, consulta da situação tributária e trabalhista em relação ao recolhimento de impostos (CNDs) e atendimento à legislação ambiental.

Para todas as contratações de serviços a serem prestados nas dependências da MRS, são verificadas todas as questões trabalhistas e são exigidas apresentações regulares de documentações que comprovem o pagamento de benefícios dos colaboradores terceiros. Além disso, para contratações de até R$ 1 milhão são realizadas avaliações de saúde financeira e dependência da MRS. Ainda, para compras acima de R$ 1 milhão, além da verificação dos critérios acima citados, a MRS detalha diversos indicadores com pesos pré definidos, culminando em um scorecard dos fornecedores, o que elucida não só questões de saúde financeira, como também a tratativa do fornecedor com os colaboradores no que tange a treinamentos, disponibilização de benefícios como plano de saúde e seguro de vida, por exemplo. Além do scorecard comercial, a gerência demandante também aplica um scorecard técnico no fornecedor, visando avaliar a capacidade técnica para a prestação daquele serviço. Por fim, todos os contratos com dispêndio maior ou igual a R$ 20 milhões por ano são encaminhados para aprovação prévia do Conselho de Administração. Para o próximo ano, está também em estudo a aplicação de um questionário de Compliance a ser respondido pelo fornecedor, com abordagem de temas como corrupção, questões trabalhistas e direitos humanos. Para garantir a adequação dos fornecedores durante a execução do contrato, a MRS trabalha com controle de pagamento de tributos e salários aos terceiros e colaboradores de terceiros. Há cláusulas contratuais que preveem a interrupção de pagamentos e até o encerramento do contrato. É aplicado também o IDF (Índice de Desempenho do Fornecedor), que acompanha se a performance do prestador de serviços está sendo satisfatória em questões de segurança, meio ambiente, qualidade das entregas e cronograma, com revisão anual com a equipe de SMA (Segurança e Meio Ambiente). Quando a empresa exerce atividade crítica do ponto de vista de segurança dentro da MRS, como por exemplo a manutenção de via permanente, é considerada um fornecedor crítico e passa a ter um formulário de avaliação de desempenho mais direcionado e com perguntas e critérios mais aprofundados, voltados principalmente para meio ambiente e segurança.

A Avaliação e Controle Ambiental de Fornecedores é de suma importância para a MRS e é realizada tanto para materiais quanto para serviços, como o manejo de resíduos e contenção de taludes ferroviários. Como itens críticos para análise, temos, por exemplo, os dormentes, em que há um controle junto aos fornecedores para garantir a procedência legal da extração da madeira. Devido à dificuldade de controle e a maior exposição ambiental, a MRS optou por não fazer uso de madeiras nativas e, para dormentes nacionais, utiliza somente eucalipto. A MRS também realiza monitoramento da destinação de uso no caso de venda de materiais usados como receita alternativa (madeira, óleo e baterias de chumbo).

O fornecimento de dormentes de madeiras é um excelente exemplo para melhor entendimento das verificações ambientais realizadas junto ao fornecedor. A aquisição desse item está condicionada à homologação do fornecedor pela área de Meio Ambiente (SMA). Para tal, há uma série de verificações documentais, como licença ambiental de operação, certificado de regularidade do IBAMA, autorização para exploração de floresta, comprovante de registro dos produtos químicos utilizados no tratamento, autorização para transporte de produto florestal, alvará de funcionamento, outorga de lançamento de efluentes, dentre outros. Além disso, é aplicado um questionário para verificação de procedimentos do fornecedor. São abordadas questões voltadas para especificação de clientes, capacidade de produção, transporte por terceiros, localização de floresta, pátio de secagem, dentre outros. Concluído esse processo, ocorre a visita técnica e homologação do processo produtivo. Esse ciclo de verificações ocorre não só no início da parceria com um fornecedor, mas também quando um contrato é firmado ou aditado.

Para o controle da gestão ambiental de fornecedores, a MRS mantém diversos processos como: contratos guarda-chuva com empresas especializadas em tratar emergências ambientais para casos de incidentes; avaliação pelo IDF que impacta em todos os contratos com o fornecedor; homologação de itens pelo SMA no fluxo do cadastro de um novo material; matriz de prioridade na manutenção corrente de taludes ferroviários; Plano de Chuva durante período chuvoso com diversas ações; e plantonistas em Suprimentos para atender a eventuais ocorrências.

Para os próximos anos, a MRS prevê a implantação de um programa para engajamento de fornecedores no compromisso com a sustentabilidade. A análise de criticidade será ampliada para abranger o acompanhamento de questões trabalhistas, previdenciárias e de direitos humanos das empresas contratadas. Também há a meta de desenvolver novos fornecedores com esse perfil e buscar mais opções para determinados escopos. Ainda dentro das metas de sustentabilidade, há a preocupação de mitigar os impactos ambientais causados pelo consumo de diesel, que constitui o item de maior dispêndio financeiro da companhia (mais informações sobre as ações relacionadas ao tema estão no capítulo Desempenho Operacional – eficiência energética) e está diretamente associado à poluição e alterações climáticas.

Atualmente, 90% das compras são conduzidas pela Gerência de Suprimentos, o que é considerado um excelente índice pelo mercado. Entre os 10% de compras sem participação de Suprimentos, ou seja, realizadas diretamente pelas áreas, há uma alçada de aprovação específica para compra e/ou serviço acima de R$ 10 mil, que necessita da anuência dos diretores. Para os próximos anos, com a substituição do ERP, serão geradas POs (ordens de compra) também para os casos em que não há participação de Suprimentos, o que possibilitará à MRS realizar o acompanhamento de histórico de compras e o controle de fornecimento, permitindo melhor gerenciamento e, consequentemente, planejamento da área.

A gestão dos contratos é realizada de forma descentralizada pelo gestor de cada área após treinamento específico do colaborador para entendimento dos pontos que devem ser acompanhados durante a execução do contrato. Os pontos mais relevantes a serem observados estão definidos na Diretriz Operacional da MRS. Há também uma gestão de materiais que possuem em seu cadastro a indicação de obrigatoriedade de inspeções técnicas prévias, para verificar se o produto adquirido está dentro das especificações. Enquanto a inspeção não acontecer, o sistema não permitirá a entrada fiscal.

Recentemente, foi implementada a solução tecnológica SAP Ariba para realização de concorrências, o que permite aprimorar a relação da MRS com fornecedores a partir da categorização dos mesmos, facilitando um acompanhamento muito mais próximo dos parceiros estratégicos. Adicionalmente, está no plano da MRS a implantação do Ariba Buying, um módulo com catálogo de compras que servirá como um atalho para facilitar a aquisição de materiais previamente negociados por Suprimentos.

Em 2020, a Covid-19 ampliou a demanda de trabalho da área e exigiu rápida mobilização junto aos fornecedores no início da pandemia para evitar problemas de desabastecimento. Além da antecipação de compras de materiais de manutenção, foram também realizadas compras de álcool em gel, máscaras e antecipação das compras de vacinas H1N1. Também durante os meses seguintes de pandemia, foi necessária a aquisição de computadores e outros materiais para a implementação do sistema de home office, o gerenciamento logístico e contratação de transporte para os funcionários e a compra de cestas básicas e álcool gel para doação à população. Veja mais em Impactos da Covid-19.

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